第一作者 北京三星九千认证中心 寇雷
第二作者 北京神舟时代认证中心 张莉
2011年8月11日
在目前的审核过程中，有相当一部分审核员乃至高级审核员，对现场见证评价审核活动的目的和意义理解、认识不到位；尤其在现场见证审核计划的编制过程中，更是存在不少错误的理解和认识，对现场见证审核计划编制的要求掌握不全面，常常导致后续的现场见证审核活动有效性不好或起不到应有的作用。
在GB/T19011-2003《质量和(或)环境管理体系审核指南》标准的7.6“审核员的评价”条款中，明确提出了：“应当根据审核方案程序，对审核员和审核组长的评价进行策划、实施和记录，以提供客观、一致、公正和可信的结果”的要求。”
在《质量管理体系审核员注册准则(第2版 (修订1))》、《环境管理体系审核员注册准则(第2版)》和《职业健康安全管理体系审核员注册准则(第2 版)》的3.3.1条款中，也均对质量管理体系(以下简称QMS)、环境管理体系(以下简称EMS)和职业健康安全管理体系(以下简称OHSMS)审核员注册申请人和高级审核员注册申请人的审核现场见证评价提出了明确的要求。
由此可见，对QMS、EMS、OHSMS审核员或高级审核员申请人实施现场见证评价的目的，是通过见证评价人员对申请人在整个审核过程中的表现，对其个人素质、审核原则、审核技能、组织管理能力等情况进行客观的观察和评价，对申请人是否适宜注册审核员或高级审核员做出评价结论；这是审核员成长过程中不可或缺的重要环节。
同时，现场见证活动还能够使被见证人员从中获取见证评价的反馈信息，以便对自己的审核过程进行思考和适当的调整，促进见证评价过程有效性的提高。
在此，笔者谨以多年的审核经验和对相关规则的理解，对现场见证评价审核计划的编制思路、方法和要点做一些探讨。
一、对审核员申请人、高级审核员申请人的见证要求：
对各级别审核员的审核条款、审核技能和审核过程的见证要求见表1：
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见证要求 |
审核员申请人 |
高级审核员申请人 |
依据 |
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审核条款 |
GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001 标准所有条款 |
不涉及GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001标准的具体条款。 |
《质量管理体系审核员注册准则(第2 版 (修订1))》、《环境管理体系审核员注册准则(第2 版)》和《职业健康安全管理体系审核员注册准则(第2 版)》的 |
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审核技能 |
1、正确运用审核原则、程序和技术； 2、根据审核计划的分工对审核活动进行有效的策划和组织，并按商定的时间表进行审核； 3、优先关注重要问题； 4、通过有效地面谈、倾听、观察和对文件、记录和数据的评审来收集信息； 5、验证所收集信息的准确性； 6、形成审核发现，准备审核结论； 7、确认审核证据的充分性和适宜性以支持审核发现和结论； 8、评定影响审核发现和结论可靠性的因素； 9、准确判定质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的适宜性、充分性和有效性； 10、使用工作文件记录审核活动； 11、通过个人的语言技能或通过翻译人员有效地沟通。 |
1、对审核进行总体策划并在审核中有效地利用资源； 2、代表审核组与审核委托方和受审核方进行沟通； 3、组织和指导审核组成员开展审核工作； 4、为实习审核员提供指导和指南； 5、领导审核组得出审核结论； 6、预防和解决冲突； 7、编制和完成审核报告； 8、主持首次、末次会议。 |
1、QMS：《质量管理体系审核员注册准则(第2 版 (修订1))》中 2、EMS:《环境管理体系审核员注册准则(第2 版)》中 3、OHSMS：《职业健康安全管理体系审核员注册准则(第2 版)》中 |
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审核过程 |
1、现场审核活动的准备； 2、现场审核活动的实施 |
1、文件评审的实施； 2、现场审核活动的准备； 3、现场审核活动的实施； 4、审核报告的编制、批准和分发 |
GB/T19011-2003标准 |
不是所有的审核项目都适宜用来作为现场见证评价项目的，见证项目对审核类别和审核类型都有具体的要求；详见表2。
表2 见证项目对审核类别和审核类型的要求
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被见证 人 员 |
审核类别 |
审核类型 |
备 注 |
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单个或多个完整体系审核 |
单个或多个部分体系审核 |
完整体系审核 + 部分体系审核 |
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审核员 申请人 |
适用 |
适用 |
适用 |
1、第三方审核经历； 2、第二方审核经历，应从CCAA承认的二方审核机构获得； 3、认可、评审、评价经历，应从CCAA承认的认可、评审、评价活动中获得。 |
1、任何体系一阶段的审核都是不适宜用来进行见证的； 2、尽管部分体系审核项目可以用来对审核员申请人实施见证，但在审核资源充足的情况下，不是最优选项； 3、适宜时，应： ①首选第三方审核经历； ②审核员申请人首选完整体系审核； ③审核员申请人参加被见证项目的一、二阶段审核。 |
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高级审核 员申请人 |
适用 |
不适用 |
只适用于完 整体系审核 |
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三、审核计划编制要点：
下面由简入繁，分别对各级别审核员申请人见证审核计划的编制要点予以说明。
3.1 审核计划编制的通用要求：
3.1.1一般情况下，审核计划编制的通用要求有以下几个方面：
——计划应清楚表明是哪几种管理体系结合，是何种类别的结合；
——审核的目的、依据准则、审核领域、审核类型；
——审核的范围，通常包括拟申请或已认证范围内的所有产品/服务\过程和活动、组织单元及其实际位置，以及组织权限所辖的区域等；
应注意的是，审核范围不应超出认证客户的营业执照和涉及的法律法规所规定的范围；
——审核的范围，通常包括拟申请或已认证范围内的所有产品/服务\过程和活动、组织单元及其实际位置，以及组织权限所辖的区域等；
应注意的是，审核范围不应超出认证客户的营业执照和涉及的法律法规所规定的范围；
——受审核方的联系人和管理者代表。
——进行现场审核活动的日期和地点；
——审核组的组成以及审核日程的安排和审核分工等内容；
——现场审核活动预期的时间和期限，包括与受审核方管理层的会议及审核组会议；
——审核组成员的分工和注册级别；
——向审核的关键区域配置的适当资源（如专家）；
——一天工作时间不低于8小时，半天工作时间不低于4小时；
——审核组内部审核分工合理，专业条款除应安排专业审核员审核，还应考虑受审核方产品实现过程的专业特点与审核员的专业特点相匹配；
——结合审核，确保单体系审核时间满足要求；
——审核计划应基于过程做出安排；
——审核计划应包括现场审核抽样方案的策划。
适当时，审核计划还应当包括：
——当审核工作和审核报告所用语言与审核员和（或）受审核方的语言不同时，审核工作和审核报告所用的语言；
——审核报告的主题；
——后勤安排（交通、现场设施等）；
——保密事宜；
——审核后续活动。
3.1.2对于监督审核计划和再认证审核计划，除上述通用要求外还应包括：
——上次不符合项采取的纠正措施的验证；
——管理体系持续改进的策划和进展；
——管理体系的变更，包括文件的变化；
——投诉的处理（包括对投诉记录的调阅）及相关方信息（国家地方抽查、曝光）。
3.2 审核员申请人的现场见证评价审核计划：
受QMS审核的分工限制，审核员申请人无法在一次现场审核中完成GB/T19001全部条款的见证评价。
EMS、OHSMS则与QMS见证计划不同，EMS或(和)OHSMS的现场见证评价审核计划在策划充分、分工合理的前提下，可以做到审核员申请人在一次现场审核中完成GB/T24001或(和)GB/T28001全部条款的见证。
审核员申请人现场见证评价审核计划除了应满足3.1所述要求外，还应关注以下要点，详见表3。
表3 审核员申请人现场见证评价计划编制
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体系 |
第一次 见 证 |
第二次 见 证 |
补充见证 或多次见证 |
编制要点 |
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个性要点 |
共性要点 |
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QMS |
专业条款（7.1、7.3、 |
第一次见证剩余的其他条款 |
前几次见证剩余的条款或指定的需补充见证条款 |
1、当审核员申请人或见证评价人员具备专业能力时，将其捆绑在一起进行审核，即可满足对专业条款的见证要求； 2、需要注意的是，鉴于相当多的企业都删减了标准的7.3条款，而按照目前CCAA的相关注册要求，如不能将专业条款在一次见证中全部完成的话，就意味着有可能需要针对尚未见证的专业条款进行第三次补充见证。 |
1、组长在策划审核分工前，应先和审核员申请人沟通，了解其是否已进行过见证； 2、当审核员申请人和见证评价人员均不具备专业能力时，可配备技术专家，将审核员申请人、见证评价人员和技术专家捆绑在一起进行审核，也可满足对专业条款的见证要求；但在某些情况下，这种情况是不适宜的，此时很容易造成审核深度不够、审核不到位的情况；如建筑施工企业； 3、如审核员申请人、见证评价人员均不具备专业能力，组内也未配备技术专家时，则只能见证非专业条款。 4、适宜时，在编制第一次见证计划时，可尽量地多见证一些条款，而且不要拆分过程或部门(如仅安排对管理层的部分条款实施见证)，以利于后续见证计划的安排。 |
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专业条款( |
当审核员申请人或见证评价人员具备专业能力时，将其始终捆绑在一起审核专业条款主控部门和生产现场，同时审核包括领导层和 |
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OHSMS |
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QMS、EMS、OHSMS的任意组合 |
1、需同时满足上述各项要求； 2、另外，为了同时满足所有要求，可能会出现不得不拆分部门或条款的情况；例如在一个QMS+EMS+OHSMS的二阶段审核中，为给申请人单独见证EMS部分，将办公室的QMS和OHSMS部分剥离出去，在其他时间段由其他审核员实施审核；这就意味着需要由两个小组分别对办公室进行两次审核。 |
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3.3 高级审核员申请人的现场见证评价审核计划：
对高级审核员申请人的见证，主要是见证其对整个审核过程的控制能力，而不是对标准条款的理解程度。
对高级审核员申请人现场见证评价审核计划除了应满足3.1所述要求外，还应关注以下要点，详见表4：
表4 高级审核员申请人现场见证评价计划编制要点
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体系 |
编制要点 |
备注 |
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QMS或EMS 或OHSMS |
1、组内除见证评价人外，还应配备至少一名其他级别审核员； 2、适宜时，可以考虑将高级审核员申请人和见证评价人捆绑在一起审核一个部门，如领导层；此时无需考虑高级审核员申请人或见证评价人是否具备专业能力； 3、QMS+EMS+OHSMS结合审核时，可以通过在审核组设置大组长、小组长的方式给担任小组长的申请人实施见证；例如：大组长为QMS+EMS组长，小组长为OHSMS组长，则可以安排对小组长实施OHSMS见证。 |
1、无论是QMS、EMS、OHSMS或其任意组合的完整体系结合审核，均可以安排对不同体系申请人的见证； 2、如果见证项目是某个体系的完整体系和其他体系的部分体系审核时，则只能对完整体系部分的内容实施见证；例如：审核项目是QMS二阶段+EMS监督审核+OHSMS监督审核，则只能对高级审核员申请人的QMS部分实施见证。 |
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QMS、EMS、 OHSMS的任 意组合 |
3.4 在一个结合审核项目中同时对审核员申请人和高级审核员申请人实施不同体系的见证：
在各种现场见证审核计划中，真正难以编制的，是在一个结合审核项目中既发生对审核员申请人的见证，同时又要对高级审核员申请人进行见证的情况。
此时，对审核员申请人、高级审核员申请人的审核条款、审核技能和审核过程的见证要求，以及审核计划的编制要点均同前；要同时满足对审核员申请人和高级审核员申请人的所有见证要求。
此类计划的编制思路，是先难而后易；即首先考虑在满足审核员申请人的见证要求的前提下，再满足对高级审核员申请人的见证要求。
需要重点关注是，不能在同一个部门或过程的审核中，将审核员申请人、高级审核员申请人和见证评价人捆绑在一起审核；这样的审核是无法实施见证活动的。
还需要注意的是，按照目前的相关要求，在一个多体系审核项目中同时对审核员申请人和高级审核员申请人实施相同体系的见证是不被接受的。
另外，按照过程审核方法的要求，在策划审核时间安排时，审核时间应确保审核深度，应首先保证专业条款主控部门的审核时间，而不能一碗水端平，将时间和审核分工平均分配；对专业条款主控部门的审核用时和对非专业条款主控部门的审核用时肯定是不同的。
现场见证评价审核计划编制的合理性、有效性和可操作性，直接关系到见证审核活动的有效性和被见证人员的见证结论，需要引起审核组长足够的重视。
而审核组长编制现场见证评价审核计划的水平，尤其是对现场见证审核计划编制要点的把握，则需要一定的审核实践的积累；这是一个在遵循相关要求的前提下，不断地思考、提炼和总结，从量变到质变的循序渐进的过程。
