如何提高质量管理体系审核有效性的论述

作者：admin  发表时间：2013/6/4 16:12:29  点击：43704


    示例1 某企业背景是：有较高的知名度和质量管理水平，全体员工的产品质量和服务质量意识较强，在行业中获得很多称号，有一整套确保产品质量的规范和规章制度，2004年申请质量管理体系认证至今。通过审核，审核组在充分肯定企业管理优势的同时，也发现了一些影响体系有效和高效运行的问题。例如，体系文件过于烦琐，有些关键过程控制要求又不突出。由于受到不太准确的质量管理体系文件编写的指导，为了防止不同文件要求的相互矛盾，将大量内部规章制度直接纳人质量管理体系文件中，仅质量手册就达到几十万字。由于文件管理和控制的高度集中，造成文件的使用和修改十分烦琐和效率低下，重点也不突出。这种做法虽然与标准要求并不矛盾，但不利于企业质量管理体系文件的使用和管理，管理工作效率也不高。因此，审核组在与企业最高管理者沟通的过程中，建议在可能的情况下对体系文件进行必要的改进，如将大量规章制度作为引用文件，不直接进人质量手册或程序文件，文件修改审批权限适当下放，分级管理从而提高文件控制和管理水平。在不影响体系文件作用的前提下，使质量管理体系文件得到有效和高效的应用，尽可能地减少体系运行中的烦琐程序和形式主义，受到受审核方的一致赞同，并在体系运行中获得良好的效果。
    示例2 某公司的企业背景是：领导有较高的质量意识和管理水平，有创造国内先进、国际一流的目标和追求，并引进了不少先进的管理理念和方法，制定和实施了企业文化手册和员工手册。这个企业早在1999年就按照ISO 9001：1994标准通过质量管理体系认证，2009年又按照2008版标准进行了转换，质量管理体系已经有多年的运行经历。审核组深刻地感受到，他们早已不满足那种以符合性评价为主要内容的审核，而是对认证有着更高的要求和期望。审核组与最高管理者沟通时，公司领导肯定了体系实施以来所取得的成绩，认为他们工作是认真的，结果是有效的；认为ISO 9000族标准是符合公司情况的适宜工具，但有些细节还有补充和修改的余地，因此准备对组织机构、流程进行评估。公司领导还强调，原有的机构和做法与公司采取的主动进取战略、快速增长的业务不够适应，不能按照固定模式一成不变，必须结合实际改进强化质量管理意识，建立质量管理体系必须落实机制，还要考虑实施ISO 9000族标准的成本和效率问题。通过与审核组的有效沟通，审核组理解了最高管理者的期望和需求，并与受审核方一起分析审核中发现的潜在问题和不足，如存在个别管理不规范，用经验做法代替工作程序等行为，审核组帮助企业将有益的做法纳人体系文件，并提高了对规范化管理的认识。针对企业领导的改进愿望和需求（包括考虑成本和效率问题），审核组重点介绍了一些国内外质量管理的优秀模式，引导公司追求卓越经营，实现可持续成功发展，如建议管理评审中增加与竞争对手的水平对比等思路，使受审核方真正感觉到审核给自己带来的收益，展现出增值审核的效果，并在次年获得了较大的市场份额。

六、实现审核有效性和增值审核，关注产品实现过程在信息系统中体现和应用，确保质量管理体系审核的有效性。

ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划)系统，是供应链管理的信息集成系统，包括供应商、生产、采购、销售、财务、顾客关系管理、市场需求预测等。ERP等信息化系统是将现代企业经营管理思想在信息的流转中得到贯穿，最终在产品上得到体现。ERP系统反映了企业生产经营管理思想，在将生产、经营和质量业务管理流程通过系统予以固化，企业管理效率得到极大提高的同时，管理水平也实现了质的飞跃。为此，在ISO9001审核时应充分利用ERP的资源，从不同的功能模块的运行中寻找符合性和有效性的证据。在ERP系统的销售、质量管理和生产业务流程中，比较充分地体现了ISO9001标准第七、八章的管理要求。使审核在ERP系统中获得审核证据并对其进行客观的评价和分析，以确定满足审核准则程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。为此，作为一名审核员要学习、了解、掌握信息系统上留下的各项各类证据，学会在OA自动化办公系统和ERP信息系统中的文件控制、产品的标识和可追溯性等过程审核带来有效性的证据。对于信息化高度集中的现代企业的质量管理体系的有效审核，如果企业的质量管理体系相关过程的运行情况和证据在ERP等信息系统中已经存在并有效运行，作为一名审核员在实施审核时应予以肯定，而不应要求企业提供其他形式的证据。但是，不同的企业，信息化系统的设计也不一样，实施效果也不相同。审核员应当利用其信息集中、准确及时和便于分析的有利方面，来提高质量管理体系有效性审核的水平和效率。这就需要我们审核员加强对OA办公自动化系统和ERP等信息系统的了解和学习，使我们的审核工作跟上企业管理和技术发展的步伐，确保质量管理体系审核的有效性。

七、持续提高质量管理体系审核的有效性，必须实现审核从优秀到卓越的跨越。

1、实现审核从优秀到卓越的跨越是每一个认证组织所渴望与追求的，也是每一个获证组织所渴望与追求所期望的，持续不断地进行质量管理体系审核的有效性研究，持续不断地采取有效的审核措施和方法才能实现审核从优秀到卓越的跨越，使受审核方的质量管理从优秀到卓越的跨越。审核首先要有思想或理念，要通过审核活动的政策导向与方法将思想或理念落实到组织体系审核的具体运作过程当中去，并坚持始终如一才能取得良好的效果。

2、质量管理体系的有效性审核要真正将质量管理八项基本原则作为审核的思想或核心价值观，转化到审核组织的质量方针、目标、过程程序当中，质量管理体系审核的过程方法要体现在形成文件的程序中。要从过程识别、要求确定、设计、实施、改进和创新等多方面对过程进行有效性审核。应该对组织结构是否适应质量管理体系实施和运行进行评价，同时关注组织的团队合作、项目管理方面的作法，使组织结构与以过程程序为主的质量管理体系相适应。。